Sprawna zmiana funkcji sali wymaga czegoś więcej niż licznego personelu. Kluczowe znaczenie mają łatwe w transporcie meble, logicznie zorganizowany magazyn oraz wcześniej opracowany scenariusz rearanżacji. W Mextra wiemy, że dzięki takim rozwiązaniom ta sama przestrzeń może obsłużyć konferencję, galę i kolację jednego dnia. Czas około godziny jest osiągalny w dobrze przygotowanych obiektach, ale zawsze zależy od skali i złożoności zmiany.
Dwa układy, inne wymagania
W układzie teatralnym krzesła stoją w rzędach zwróconych ku scenie lub ekranowi. Najważniejsze są dobra widoczność, drożne przejścia i sprawne zajmowanie miejsc. Układ bankietowy wymaga natomiast wniesienia stołów, rozstawienia krzeseł wokół blatów, pozostawienia przestrzeni dla obsługi oraz przygotowania nakryć.
Wielofunkcyjna sala pozwala organizować różne wydarzenia bez utrzymywania osobnych pomieszczeń. Obiekt może lepiej wykorzystywać kalendarz, skracać przerwy techniczne i obsługiwać spotkania łączące część oficjalną z gastronomiczną. Warunkiem jest wyposażenie dobrane nie tylko do wyglądu aranżacji, ale również do sposobu jego transportowania i przechowywania.
Meble ułatwiające sprawną zmianę
Dobrze dobrane krzesła bankietowe sztaplowane można po konferencji zbierać seriami, przewozić na odpowiednich wózkach i magazynować na ograniczonej powierzchni. Przed zakupem warto sprawdzić masę jednego krzesła, dopuszczalną wysokość stosu oraz zalecany sposób transportu. Krzesła bankietowe sztaplowane powinny być ponadto trwałe, łatwe do czyszczenia i odporne na intensywne użytkowanie.
Podobną rolę odgrywają stoły bankietowe. Konstrukcje składane zajmują mniej miejsca w magazynie, a niewielka masa usprawnia ich przenoszenie. Nie może się to jednak odbywać kosztem stabilności. Stoły bankietowe należy prawidłowo rozkładać, ustawiać na równej nawierzchni i kontrolować przed nakryciem. Ich wymiary powinny odpowiadać liczbie gości, szerokości przejść i planowanemu sposobowi obsługi.
Plan rearanżacji na 60 minut
Jeszcze przed wydarzeniem przygotuj rzut obu ustawień, oznacz pozycje mebli i ustal kolejność prac. Wyznacz koordynatora, zespoły odpowiedzialne za transport i nakrywanie oraz strefę tymczasowego składowania poza ciągami komunikacyjnymi. Przykładowy harmonogram wygląda następująco:
- 0–15 minut: zebranie krzeseł, usunięcie sprzętu konferencyjnego i kontrola podłogi;
- 15–30 minut: wniesienie, rozłożenie i ustawienie stołów według planu;
- 30–40 minut: rozmieszczenie krzeseł i wyrównanie odstępów;
- 40–55 minut: przygotowanie obrusów, zastawy, dekoracji i stanowisk obsługi;
- 55–60 minut: kontrola stabilności, liczby miejsc, przejść oraz wyjść ewakuacyjnych.
Wcześniej warto skompletować nakrycia, przygotować dekoracje w gotowych zestawach i ułożyć wyposażenie w magazynie zgodnie z kolejnością jego użycia.
Szybko, ale bezpiecznie
Rzeczywisty czas zmiany zależy od powierzchni sali, liczby pracowników, odległości od magazynu, rodzaju wyposażenia oraz zakresu dekoracji. W większym albo trudniejszym obiekcie proces może potrwać dłużej. Dlatego plan warto sprawdzić podczas próby technicznej i skorygować na podstawie rzeczywistych pomiarów.
Nawet przy napiętym harmonogramie nie wolno zastawiać przejść ani wyjść ewakuacyjnych. Liczba miejsc musi odpowiadać możliwościom sali, a każdy stół i każde krzesło wymagają stabilnego ustawienia. Zachęcamy do poznania oferty Mextra i wyboru wyposażenia dopasowanego do sposobu, w jaki pracuje Twój obiekt.
Artykuł sponsorowany
